Question 1

Was bedeutet PBV-orientiert?

Accepted Answer

Kassavio bildet die Pflegekosten-Kontenstruktur (Lebensmittel, Haushalt, Taschengeld, Einzelbelege, Umbuchungen, Bankeinzahlungen mit allen Unterkategorien) so ab, wie sie Pflegeeinrichtungen für Berichte gegenüber Trägern, Heimaufsicht und Steuerberatern brauchen. Die Kontenstruktur ist an der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) orientiert.

Question 2

Wie funktioniert die KI-Beleganalyse und was passiert mit meinem Foto?

Accepted Answer

Die KI-Beleganalyse ist optional und wird nur nach ausdrücklicher Einwilligung aktiviert. Das Belegfoto wird TLS-verschlüsselt an unseren EU-Server übertragen und von dort an Google Gemini Vision (Google Ireland Ltd, Dublin) weitergeleitet. Kassavio speichert das Foto nicht dauerhaft — im Audit-Log bleibt nur ein SHA-256-Hash. Google nutzt die Daten im Rahmen der kostenpflichtigen API nicht für KI-Training; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (CDPA nach Art. 28 DSGVO) ist geschlossen.

Question 3

Wie genau ist der Belegscan?

Accepted Answer

Für deutsche Kassenbons und Rechnungen erreicht die KI-Beleganalyse eine sehr hohe Erkennungsgenauigkeit bei Betrag, Datum, Lieferant und MwSt. Jeder Vorschlag wird vor der Buchung in einem Prüfungsdialog von einem Mitarbeiter bestätigt.

Question 4

Wie kommen die Daten zu meinem Steuerberater?

Accepted Answer

Kassavio ist keine Buchhaltungssoftware. Am Monatsende exportieren Sie einen PDF-Bericht und eine strukturierte CSV-Tabelle — diese Dateien geben Sie Ihrem Steuerberater zur Buchung in seine eigene Software weiter.

Question 5

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in der Europäischen Union (Hetzner, Deutschland). AES-256 im Ruhezustand, TLS 1.3 bei der Übertragung — DSGVO-konform. Belegfotos werden grundsätzlich nicht gespeichert.

Question 6

Wer trägt die buchhalterische Verantwortung?

Accepted Answer

Kassavio ist ein Werkzeug zur Ausgaben-Vorerfassung und ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Die abschließende GoBD-konforme Verbuchung sowie Prüfungen durch Finanzamt oder Heimaufsicht obliegen Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Trägerleitung. Kassavio liefert dafür revisionssichere Monatsberichte als PDF und CSV.

Question 7

Was passiert mit abgeschlossenen Monaten?

Accepted Answer

Sobald ein Monat abgeschlossen ist, wird er automatisch gesperrt — Korrekturen sind nur über einen dokumentierten, nachvollziehbaren Storno-Workflow mit Freigabe der Trägerleitung möglich.

Question 8

Wie lange dauert die Einrichtung?

Accepted Answer

In der Regel weniger als 30 Minuten. Organisation anlegen, Wohngruppen importieren, Mitarbeiter einladen — fertig.

Question 9

Gibt es eine Admin-Rolle für die IT?

Accepted Answer

Ja. Eine separate technische Admin-Rolle für Konfiguration und Benutzerverwaltung — ohne Einsicht in Finanzdaten.

Ihre Einrichtung, startklar in 24 Stunden.

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