Ausgabenverwaltung für Pflegeeinrichtungen

Weniger Büro. Mehr Mensch.

Sichere Ausgabenverwaltung für Pflegeeinrichtungen — bis zu 10 Stunden pro Wohngruppe und Monat zurückgewinnen. Bewohnerkonten, Belege und Berichte digital, nachvollziehbar und in der EU gehostet. Belegfotos bleiben auf Ihrem Gerät — Monatsberichte als PDF und CSV, direkt weitergabebereit.

30 Tage kostenlos testenSo funktioniert's
KI-Beleganalyse
DSGVO · EU-Hosting
AES-256 verschlüsselt
PDF · CSV Export
0h

weniger Büro pro Wohngruppe und Monat

0%

OCR-Genauigkeit in internen Tests

AES-256

Verschlüsselung · Hosting in der EU

0 Jahre

revisionssichere Aufzeichnungen · PDF & CSV Export

Unterstützte Standards & Integrationen

EU
DSGVOKonform
KI-BeleganalyseOptional, mit Einwilligung
PDF & CSVMonatsbericht-Export
GoBD-orientiertStorno & Monatssperre
EU
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PDF & CSVMonatsbericht-Export
GoBD-orientiertStorno & Monatssperre
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GoBD-orientiertStorno & Monatssperre
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PDF & CSVMonatsbericht-Export
GoBD-orientiertStorno & Monatssperre

Drei Wege

Drei Wege. Ihre Freiheit.

Sie entscheiden, wie viel KI Sie nutzen wollen. Drei Stufen, ein Versprechen: Sie behalten die Kontrolle.

Pflegekraft trägt Belegdaten klassisch in ein Notizbuch ein

Vollständig manuell

Kein Foto verlässt das Haus

Sie tippen die Belegdaten klassisch ein. Maximale Datenkontrolle, ohne KI, ohne Cloud-Übertragung von Bildern.

  • Keine Foto-Übertragung
  • Maximale Datensparsamkeit
  • Klassische Eingabemaske
Smartphone fotografiert einen deutschen Kassenbon zur Archivierung

Beleg als Foto-Archiv

Urbeleg ist gesichert

Beleg fotografieren, digital archivieren — Buchung erfolgt manuell. Schuhkarton bleibt zu Hause, Urbeleg ist sicher.

  • Belegfoto digital archiviert
  • Manuelle Buchung
  • Kein Schuhkarton mehr
Empfohlen
KI-Beleganalyse auf einem Smartphone

KI-Beleganalyse

Höchste Zeitersparnis

Foto machen — die KI liest Betrag, Datum, Lieferant und MwSt automatisch aus. Der Mitarbeiter bestätigt das Ergebnis vor der Buchung. Das Foto wird nach der Analyse nicht dauerhaft gespeichert.

  • Analyse in wenigen Sekunden
  • DSGVO-konform, mit Einwilligung
  • Mitarbeiter bestätigt vor Buchung
So funktioniert die KI-Beleganalyse im Detail

Funktionen

Alles, was Ihre Einrichtung braucht

Von der Belegerfassung bis zum Jahresbericht — ein System für alle Finanzprozesse.

Transaktionen für jeden Bewohner

Taschengeld, Einkäufe, Haushaltskosten, Einzelbelege und Umbuchungen — jede Finanzbewegung am richtigen Konto, in Sekunden gebucht.

Belegscan im Browser

Foto machen, automatisch erkennen, fertig: Betrag, Datum, Lieferant und Kategorie direkt im Browser ausgelesen. Das Foto verlässt nie Ihr Gerät.

Pipeline ansehen

Nachvollziehbar und unveränderlich

Storno statt Löschung, lückenloser Audit-Trail, abgeschlossene Monate bleiben abgeschlossen. Jede Änderung dokumentiert — Ihre Steuerberatung freut sich.

Monatssperre mit Freigabe

Einmal abgeschlossen = unveränderlich. Entsperrung nur mit dokumentierter Freigabe der Hausleitung — Heimaufsicht-ready, ohne Wochenende im Büro.

Vier Rollen, klare Grenzen

Hausleitung, Mitarbeitende, Trägerleitung und Angehörige — jeder sieht genau das, was er für seine Arbeit braucht. Nicht mehr und nicht weniger.

Monatsbericht als PDF & CSV

Monat abschließen, exportieren, fertig. PDF-Bericht für Hausleitung und Trägerverwaltung, CSV-Tabelle aller Transaktionen für die Weitergabe an die Buchhaltung — sauber strukturiert, auf Knopfdruck.

KI-Beleganalyse

Foto. Bestätigen. Gebucht.

Vier Schritte — KI-gestützte Extraktion mit menschlicher Bestätigung. Einwilligung, DSGVO-konform, keine dauerhafte Bildspeicherung.

  1. Schritt 1

    Foto machen

    Beleg fotografieren — direkt vom Handy aus dem Bewohnerzimmer.

  2. Schritt 2

    KI-gestützte Beleganalyse

    Betrag, Datum, Lieferant und MwSt werden per Google Gemini Vision aus dem Foto ausgelesen.

  3. Schritt 3

    Mit Einwilligung, TLS-verschlüsselt

    Aktiv nur nach Ihrer Zustimmung. Übertragung TLS-verschlüsselt, AVV (CDPA, Art. 28 DSGVO) geschlossen.

  4. Schritt 4

    Mitarbeiter bestätigt

    Vorschlag prüfen, ein Klick zur Buchung — der Mensch entscheidet.

  5. Schritt 5

    Keine dauerhafte Bildspeicherung

    Nach der Analyse wird das Foto verworfen; nur ein SHA-256-Hash + Metadaten bleiben im Audit-Log.

So funktioniert's

In vier Schritten zum Monatsabschluss

01

Einrichtung konfigurieren

Organisation, Wohngruppen, Bewohner und Mitarbeiter anlegen. Rollen zuweisen, Mindestguthaben festlegen — in unter 30 Minuten startklar.

02

Belege erfassen

Ein- und Ausgaben in 3 Klicks buchen, Belege per optionaler KI-Beleganalyse automatisch auslesen lassen, digitale Unterschriften direkt vom Handy einholen.

03

Monat abschließen

Mit einem Klick alle Transaktionen sperren — unveränderlich und revisionssicher dokumentiert, mit Freigabe-Workflow für die Trägerleitung.

04

Exportieren — fertig

PDF-Bericht für Hausleitung und Trägerverwaltung, CSV-Tabelle aller Transaktionen zur Weitergabe an die Buchhaltung. Ein Klick. Zwei Formate.

PBV-orientiert

Pflegekosten-Konten nach Ihrem Träger

So strukturiert, wie es Heimaufsicht und Steuerberater erwarten. Konform mit der Pflege-Buchführungsverordnung — anpassbar an Ihren Träger.

Kontenstruktur

Lebensmittel

Pflegekosten-Konto

Unterkategorien

VerpflegungGetränkeSondernahrung

Beispiel-Buchung

REWE Wocheneinkauf127,40 €
Heimaufsicht-ready — kein Ordner-Chaos, kein Wochenende im Büro.
Kontenstruktur anfragen

Rollen

Fur jede Rolle die passende Ansicht

Jeder Benutzer sieht genau das, was er fur seine Arbeit braucht — nicht mehr und nicht weniger.

Hausverwaltung

Volle Kontrolle uber die Finanzen

Volle Kontrolle über die Finanzen Ihrer Wohngruppe. Bewohnerkonten, Monatsabschlüsse und Kassenstand in Echtzeit — der Marathon am Monatsende wird zum Spaziergang.

  • Vollständige Finanzverwaltung der Wohngruppe
  • Bewohner- und Mitarbeiterverwaltung
  • Monatsabschlüsse mit unveränderlicher Sperre
  • Kassenstand-Übersicht in Echtzeit
Echtzeit-DashboardAutomatische BerichteBewohnerverwaltung
“Durch das granulare Rechtesystem sieht jeder Nutzer nur die Daten, die fur seine tagliche Arbeit relevant sind.”

Mobil & Flexibel

Der Scanner in Ihrer Tasche

Web-App statt Installation.

Scannen Sie Belege sofort uber Ihren mobilen Browser. Alles integriert sich in Sekunden in den Workflow — ohne zusatzliche App-Installation.

Schnell-Scan

Offnen Sie die Kamera, scannen Sie den Beleg — unsere OCR-Technologie erkennt Betrage und Daten automatisch.

Sofort-Sync

Alle erfassten Belege und Transaktionen werden sofort mit dem Server synchronisiert und im Dashboard sichtbar.

09:41
LTE
K
Kassavio

Beleg scannen

Erkannt

Betrag:23,50 €
Datum:15.02.2026
Typ:Lebensmittel (LM)
✓
Hochgeladen

Kundenstimmen

Einrichtungen wie Ihre vertrauen auf Kassavio

Eingliederungshilfe, Behindertenhilfe und Pflege — drei Häuser sind bereits live, weitere folgen.

“In meiner Wohngruppe gewinnen wir rund 8 Stunden Büroarbeit pro Monat zurück — Zeit, die jetzt bei den Bewohnern ankommt. Selbst Kollegen ohne IT-Erfahrung waren nach zehn Minuten produktiv.”

Stilisiertes Portrait von Klaus Weber

Klaus Weber

Einrichtungsleitung, Wohnverbund in der Eingliederungshilfe

Sicherheit

Ihre Belege verlassen niemals Ihr Gerät

Die Belegerkennung läuft komplett im Browser — Fotos werden weder hochgeladen noch gespeichert. Nur die extrahierten Zahlen erreichen unseren Server. EU-Hosting, AES-256 und ein lückenloser Audit-Trail runden das Bild ab.

KI-Beleganalyse mit Einwilligung

Optional aktivierbar, mit CDPA-Vertrag (Art. 28 DSGVO). Belegfotos werden nicht dauerhaft gespeichert.

AES-256 + TLS 1.3

Verschlüsselung im Ruhezustand und bei jeder Übertragung — auf Bank-Niveau.

Hosting in der EU

Alle Daten ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in der EU — DSGVO-konform.

DSGVO by Design

Keine dauerhafte Speicherung von Belegfotos, kein Tracking, AVV-Vertrag zum Download.

Storno statt Löschung

Falscher Eintrag? Stornieren — niemals löschen. Jede Korrektur bleibt nachvollziehbar.

Lückenloses Audit-Protokoll

Jeder Klick, jede Änderung, jede Freigabe — mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert.

Rollenbasierte Zugriffe

Hausleitung, Mitarbeitende, Trägerleitung, Angehörige — vier Rollen, klare Grenzen.

PDF & CSV Monatsbericht

Sauber strukturierte Ausgabendaten als PDF und CSV — zur Weitergabe an die Buchhaltung Ihres Steuerberaters.

Sichere Authentifizierung

JWT-Token mit automatischer Erneuerung, Rate-Limiting und Brute-Force-Schutz.

Stilisiertes Portrait des Kassavio-Gründerteams
Stilisierte Abbildung
Warum es Kassavio gibt

Weniger Büro. Mehr Mensch.

Wir haben gesehen, wie viel Zeit jeden Monat im Büro verloren geht — Stunden, die nicht bei den Bewohnerinnen und Bewohnern ankommen.

Inspiriert vom Digitalisierungs-Gedanken des Landesverbands Lebenshilfe Bayern haben wir Kassavio gebaut: für Hausleitungen, die mehr Zeit für Menschen haben wollen, und für Mitarbeitende, die sich auf das Wesentliche konzentrieren möchten.

— Das Kassavio Team

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Haufig gestellte Fragen

FAQ

Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Kassavio.

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Kontakt

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E-Mail

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