Was sind die GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sind ein Regelwerk des Bundesfinanzministeriums. Sie gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen — und damit auch für Pflegeeinrichtungen, Wohngruppen und Einrichtungen der Behindertenhilfe.

Seit der letzten Aktualisierung im November 2019 gelten verschärfte Anforderungen, die insbesondere die digitale Buchführung betreffen.

Die 5 wichtigsten GoBD-Anforderungen für Pflegeeinrichtungen

1. Unveränderbarkeit der Buchungen

Jede Transaktion muss nach dem Erfassen unveränderbar gespeichert werden. Nachträgliche Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein. Excel-Tabellen erfüllen diese Anforderung grundsätzlich nicht, da Zellen jederzeit überschrieben werden können.

2. Zeitgerechte Erfassung

Kassentransaktionen müssen zeitnah erfasst werden — idealerweise am selben Tag. Eine wöchentliche Nacherfassung ist in den meisten Fällen nicht ausreichend und kann bei einer Prüfung beanstandet werden.

3. Belegpflicht

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg" gilt uneingeschränkt. Belege müssen lesbar aufbewahrt und der entsprechenden Transaktion zugeordnet werden können.

4. Aufbewahrungspflicht (10 Jahre)

Alle buchführungsrelevanten Unterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen sie jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Papierbelege verblassen, Ordner werden beschädigt — digitale Archive bieten hier eine zuverlässigere Lösung.

5. Verfahrensdokumentation

Jede Einrichtung muss dokumentieren, wie die Kassenführung organisiert ist: Wer erfasst Transaktionen? Wie werden Belege abgelegt? Welche Software wird eingesetzt? Diese Dokumentation muss aktuell gehalten werden.

Typische Probleme in der Praxis

In vielen Pflegeeinrichtungen wird die Kassenführung noch mit Excel oder auf Papier durchgeführt. Das führt zu wiederkehrenden Problemen:

Kassendifferenzen, die erst beim Monatsabschluss auffallen
Fehlende Belege, die nachträglich nicht mehr beschafft werden können
Manuelle Übertragungsfehler beim Erstellen von DATEV-Exporten
Zeitaufwand von durchschnittlich 12 Stunden pro Wohngruppe und Monat
Unsicherheit bei Prüfungen durch Heimaufsicht oder Finanzamt

Wie digitale Kassenführung hilft

Eine spezialisierte Softwarelösung wie Kassavio adressiert diese Probleme direkt:

Unveränderbare Buchungen: Jede Transaktion wird mit Zeitstempel und Benutzerkennung gespeichert. Änderungen werden als Stornierung + Neubuchung dokumentiert.
OCR-Belegerfassung: Belege werden mit der Handy-Kamera fotografiert und automatisch der richtigen Transaktion zugeordnet.
Automatische DATEV-Exporte: CSV-Dateien mit individuellen Kostenplan-Codes werden per Knopfdruck erstellt.
10 Jahre digitale Archivierung: Alle Daten und Belege werden revisionssicher und langfristig aufbewahrt.
Integrierte Verfahrensdokumentation: Das System protokolliert automatisch alle Aktionen und Prozesse.

Fazit

Die GoBD-konforme Kassenführung ist keine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht. Pflegeeinrichtungen, die noch mit Excel oder Papier arbeiten, gehen ein erhebliches Risiko ein — sowohl bei Betriebsprüfungen als auch im täglichen Verwaltungsaufwand.

Digitale Lösungen wie Kassavio machen die Einhaltung der GoBD nicht nur einfacher, sondern sparen gleichzeitig bis zu 70% der Verwaltungszeit.

GoBD-konforme Kassenführung in Pflegeeinrichtungen: Was Sie wissen müssen